Każdy pojazd, którego dopuszczalna masa całkowita (zwana również DMC) przekracza 3,5 tony, obowiązkowo musi zostać wyposażony w rejestrator pracy kierowcy czyli tachograf. Do 2006 roku montowano tachografy analogowe - wszystkie parametry pracy i jazdy były odnotowywane na papierowej tarczy za pomocą rysika. Stanowiło to jednak spore pole do nadużyć i w rezultacie, po tej dacie, wycofano je z użytku w nowo wprowadzanych pojazdach. Od tej pory wolno montować wyłącznie tachografy cyfrowe. Dane zapisywane są w postaci elektronicznej. Każde przedsiębiorstwo transportowe ma obowiązek pobierać dane. Może i zazwyczaj robi to zdalnie. Z karty kierowcy dane pobierane są minimum co 28 dni, zaś zdalny odczyt tachografu wykonywany jest co najmniej raz co 90 dni.
Pliki w formacie DDD - z karty kierowcy i pamięci tachografu
Oznaczone rozszerzeniem *.ddd, tego rodzaju pliki znajdują się w pamięci tachografów cyfrowych. Minimum raz na 28 dni, przedsiębiorstwo ma obowiązek odczytywać dane rejestrowane na karcie kierowcy. Rozporządzenie unijne określa dopuszczalny czas pracy w wymiarze dziennym, tygodniowym i dwutygodniowym. Określa ono również czasy przeznaczone na wypoczynek. Celem wprowadzenia takich kontroli są względy bezpieczeństwa, egzekwowane w Polsce przez Inspekcję Transportu Drogowego, a w innych krajach przez analogiczne służby. Wymóg regularnego odczytu danych z tachografu, ustanowiony przez przepisy, ciąży na firmie transportowej.
Rozliczanie czasu pracy kierowców
Z powodu różnorodności świadczenia usług, pojazdy pojawiają się na bazie w różnych odstępach czasowych. Czasami kilka razy w tygodniu, czasem raz w tygodniu, ale zdarzają się przypadki, gdy okres wynosi raz w miesiącu lub kilka razy w roku. Efekt jest tego taki, że dla zachowania odpowiednich okresów rozliczeniowych, potrzebny jest zdalny odczyt tachografu. Zachodzi więc konieczność wyposażenia kierowców w czytniki TMR obsługujące i pobierające pliki DDD oraz przenośne komputery umożliwiające wysyłanie danych. Są to z reguły jednorazowe koszty - dla jednego pojazdu koszt czytnika i komputera to koszt około 2000 zł. Jednak pojawiają się problemy: kwestia dostępu do internetu dla kierowcy, który nie zawsze może być dostępny oraz konieczność obsługi przez osobę w biurze. Proces wysyłania danych do bazy, w zależności od oprogramowania jest różny. Generalnie zajmuje ona kilka kliknięć w specjalistycznym oprogramowaniu i nie wymaga zaangażowania kierowcy. Dłużej natomiast zajmuje pobieranie z tachografu, które trwa od 10 do 20 minut, może trwać jeszcze dłużej, jeśli zdecydujemy się wysłać dane dotyczące prędkości szczegółowej. Nie są one wymagane dla kontroli w firmie, lecz dla kontroli drogowej. Podsumowując, zdalny odczyt tachografu nie jest ani trudny, ani zbyt czasochłonny. Szczegóły można sprawdzić tutaj https://juwentus.pl/pl/duze-przedsiebiorstwa/transport-ciezarowy
Pliki DDD po pobieraniu
Są one jedynym sprawdzonym źródłem informacji o pracy kierowcy i stanowią podstawę do rozliczeń. Wygodnym rozwiązaniem jest utworzenie specjalnego konta dla firmy zajmującej się rozliczaniem. Bez angażowania pracowników przedsiębiorstwa taka osoba uzyskuje wszystkie niezbędne dane.